Assistante à la direction

MINI TIPI est une entreprise canadienne appartenant à des femmes, qui crée des produits de qualité pour votre maison et votre famille. Nos concepts sont inspirés non seulement de nos modes de vie, mais aussi de notre fier héritage canadien et autochtone pour développer une gamme de produits vraiment uniques qui sont aussi pratiques et utiles qu'élégants et magnifiquement fabriqués. Tous nos produits sont conçus, coupés et cousus au Québec, Canada.

La collection est créée grâce à la collaboration avec des artistes autochtones qui a permis à MINI TIPI de se démarquer en soutenant les artistes et en célébrant la culture. Il est extrêmement important pour MINI TIPI de redonner à la communauté en faisant des dons aux banques alimentaires locales et aux centres de crise pour femmes autochtones et en partageant des produits avec les personnes dans le besoin.

NOS CROYANCES

• Un employé heureux = des clients satisfaits = une entreprise prospère
• Une attitude de don au suivant - fièrement local et notre objectif est de redonner à notre communauté
• Faites de votre mieux au quotidien et donnez tout ce que vous avez à offrir
• Une philosophie d'enseignement - pour permettre la croissance et le plein potentiel
• Un esprit de concentration sur les solutions, il y a toujours un moyen
• Seuls, nous pouvons aller vite, mais ensemble, nous pouvons aller loin - rejoignez-nous dans notre mission

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

L’assistant(e) à la direction joue un rôle critique dans le succès de nos opérations quotidiennes. Cette personne participe à de nombreux aspects de l'entreprise en touchant le service à la clientèle, aux ressources humaines (RH), à la comptabilité et surtout pour soutenir les copropriétaires dans leurs tâches quotidiennes comme la traduction de documents et le suivi de projets. Il ou elle est également le premier point de contact pour les clients et les détaillants. Il ou elle filtre toutes les questions, préoccupations ou commentaires provenant de nos courriels, appels téléphoniques ou médias sociaux pour garantir un excellent service client.

Cette personne doit avoir un grand sens de l'initiative, de la débrouillardise, de l'organisation et une attitude positive.

Accompagnement des copropriétaires

• Gérer le calendrier et prendre des rendez-vous selon le besoin
• Traduire des documents en anglais et en français
• Remplir tous les documents liés aux subventions, licences ou autres documents gouvernementaux
• Passer une commande de fournitures de bureau ou faire le suivi de travaux d'entretien
• Aider à créer des infolettres, des articles, des communications internes et autres
• Rechercher et rester à l’affût des opportunités de croissance de l’entreprise
• Participer et offrir du support dans divers projets en cours
• ·Aider à la planification d'événements (réunions d'employé(e)s, ventes d'échantillons, réunions avec des clients)

Service à la clientèle

• Entretenir la relation avec les clients et les distributeurs
• Rediriger toutes les préoccupations, questions ou commentaires vers les bons services si nécessaire
• Répondre aux messages sur les réseaux sociaux et aux avis Google
• Soutenir la coordination à l’expédition pour répondre aux retours et échanges des clients

Gestion RH

• Mettre à jour les descriptions de poste
• Faire l’affichage des nouvelles offres d'emploi sur les sites d'emploi
• Présélectionner les CV en fonction des exigences du poste
• Établir un premier contact avec les candidat(e)s pour faire le point sur leur expérience et les réserver pour un premier entretien avec les copropriétaires
• Préparer tous les documents tels que la lettre d'embauche, le matériel d'intégration et le manuel de l'employé pour le premier jour d'un(e) nouvel(le) employé(e)
• Créer un dossier d'employé(e) avec toutes les informations importantes
• Gardez une trace de tous les congés et jours de maladie des employé(e)s
• Maintenir à jour tous les documents RH (manuel de l'employé, exigences en matière de santé et de sécurité, descriptions de poste, procédures)
• Devenir une ressource pour toutes les demandes RH - connaître les lois et normes du travail

Comptabilité

• Gérer la paie aux deux semaines
• Suivre les comptes fournisseurs
• Suivi des compte en soufrances- impayés
• Concilier les rapports de fin de mois

Toutes autres tâches requises ou responsabilités pour aider le département à atteindre ses objectifs

LES INCONTOURNABLES

• Qualification en assistance en administration, secrétariat ou poste similaire
• Excellente habileté à communiquer en anglais et en français (parlé et écrit)
• Bonne connaissance de Google Suite (email, calendrier, sheets, doc)
• Aisance avec la plateforme Klavyio et Canva, des atouts
• Excellentes compétences en gestion de son temps et en organisation
• Souci du détail et compétences en résolution de problèmes
• Capable de travailler dans un environnement dynamique
• Familier avec les processus RH et les principes comptables, des atouts

CONDITIONS DE TRAVAIL ET NOTRE CULTURE

• Salaire compétitif avec une révision annuelle
• Du lundi au vendredi entre 35 et 40 heures par semaine
• Bureau situé dans notre entrepôt à Aylmer
• Environnement de travail lumineux, propre et amusant
• Congé férié supplémentaire payé (lundi de Pâques)
• Réunions mensuelles avec activité de team building
• Rabais de 50 % sur les produits pour tous les achats personnels pour les employé(e)s
• Régime volontaire d’épargne retraite (RVER) en place
• Fier d’être un produit conçu et fabriqué localement
• Implication dans la communauté